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强化评标风险管控,努力提升评标质量

发布时间:2018-01-17 16:33:43


评标工作是招投标工作的重要环节,国家招投标法律法规及相关规章制度对评标委员会的工作职责、人员组成、工作程序、工作内容、评审要求及评标纪律等均进行了严格详实的规定。开发银行结合自身实际,相应制订了开发银行采购管理制度,并在实际工作中通过建立完善新的工作机制,不断强化评标工作的组织与实施管理。2017年上半年起,开发银行采购中心试行建立了评标工作专职委员工作机制,设立了采购评标专职委员岗位(以下简称专职委员),由采购中心派出作为业主代表的评委之一,履行评委职责,专项参与现场评标工作,并在评标现场落实内外部监管及采购中心自身对整个评标工作的合规风险管理要求,确保评标工作合规开展,同时努力促进提高评标工作质量与效率。专职委员的设立,是开发银行采购中心推进评标工作标准化,保持评标工作独立性的重要举措,在强化评标现场风险管控方面发挥了较好的作用。

一、专职委员设立背景介绍

开发银行采购中心于2006年起逐步建立了集中采购外部专家库,在组织具体项目的评标工作时,评标委员会的人员由业务代表和外部专家构成,其中外部专家不少于三分之二。2015年之前,业主代表原则上由请购部门派出,采购部门仅作为评标工作的组织者。2016年起,为进一步强化评标现场风险管理,提高评标委员行为规范性,提升评标工作质量,除请购部门继续委派人员作为业主代表外,采购中心对于重大项目逐步委派采购人员作为业主代表之一参与评标工作。采购中心拟作为派出评委的人员为具有一定资质并经采购中心研究认定,人员范围覆盖采购中心所有处室。经过一段时间的运行后也突显出一些问题,主要是采购评标工作安排较为频繁,而采购中心整体人员较少,评委名单为临时指定,在时间上与各评委所在处室工作易产生交叉;此外,各评委工作经验、专业水平及对政策的把握存在一定程度上的偏差,导致对评分标准的把握、解释差异较大,特别是同一类项目同样的评分标准,不同评委、不同场次的打分差异性较大。为有效解决因认识标准不一而可能导致的极端打分、不合理的废标、无效投标等情形,提高评标现场工作的整体标准化水平,采购中心决定成立评标专项工作组,设立专职委员工作岗位,专项研究并作为采购中心派出的业主代表参与现场评标工作。派出评委名单在开标前一天报请采购中心负责人确定,对外严格保密。

二、专职委员工作职责

专职委员作为业主代表之一专项参与具体项目的采购评标活动,在评标过程中贯彻国家招投标法律、法规及开发银行采购制度等规定要求,遵守有关评标委员会及评标专家权利义务的规定,知悉并遵守评标须知,依法合规开展评标工作。客观公正履行评委职责,遵守职业道德,按照采购文件规定的评审程序、评审方法和评审标准进行独立评审并承担个人责任。以评委身份对评标活动过程中程序的合规性进行监督,有效识别并积极协助处置评标过程中出现的风险事件。

采购评标专职委员遵循以下原则开展工作:

身份独立性。作为评标委员会成员之一,在评标委员会领导下进行独立评审打分,对个人出具的评审意见承担责任,不受任何部门及个人的干预影响。

程序合规性。严格按照遵守国家招投标法律、法规及开发银行采购制度等规定要求,遵守有关评标委员会工作程序、工作纪律及评标专家权利义务的规定,依法合规开展评标工作。

打分公正性。在评标过程中认真阅读招标文件和投标文件,按照规定的评分标准和应答要求,对投标应答方案进行审核比对,保证评审打分的客观公正,不得有明显倾向或歧视现象。

废标审慎性。对于出现投标被否决以及项目整体废标的,事由应充分并符合招标文件的规定情形。

风险敏感性。对于投标人报价、应答方案以及出现其他严重不合常理的情形,要具有高度敏感性并主动对风险进行识别判断。

三、专职委员工作要点

(一)充分做好评标前准备工作。首先要了解具体项目类型,分析项目特点,掌握项目立项、预算、历史采购等背景情况;二是参加采购中心各类审议会,包括计划调度会、专业审议会、特别情形审议会,了解领会各类审议会的精神及要求,特别是在具体项目招投标过程中需要关注的重点、难点、风险点;三是熟悉招标文件及评标标准,特别是了解具体项目的合格投标人条件、重要评分要素、关键商务及技术指标等要求。

(二)关注风险点,充当评标“警察”。

专职委员作为采购中心派出的业主代表,一方面在评标委员会的领导下认真履行评委职责,以评委身份对评标过程中形成的需评委确认的资格审查、符合性审查、报价得分、评审打分、评审报告等进行签字确认。另一方面,作为采购从业人员,应将采购中心对采购评标工作的合规要求贯彻到评标过程中,特别是对于评标过程中出现的特殊情形、争议解决、以及其他评委出现不当言行时,要及时提出解决方案或给出解决建议,在合法合规的前提下,力求将应在评标现场解决的问题不托延至评标之后,力求避免因评标工作出现的不当行为导致供应商投诉、甚至不合理废标等情形发生。专职委员对以下发生的情形应予以关注:

1.按照评委会分工履行职责,关注评委会组长分工安排的合理性,对分工未设置复核的进行必要提醒。

2.对评委言行不当有可能对评标工作产生不良影响的,必要时进行提醒、制止。

3.对于出现投标被否决以及项目整体废标的,要主动向评委会提出进行复核,对于不属于招标文件规定情形的不得随意废标。

4.评委出现意见分歧的,应主动向评委会提出由成员进行集体表决,并要求对表决过程进行纪实记录,作为评审报告的组成部分。

5.对出现以下风险情形的,提请评委会关注及复核:

1)对于投标人出现超低报价、超高报价等明显违背市场公允价格以及其他不合常理的行为、有可能存在恶意竞争的提示评委会进行关注,并对应答方案进行认真复核;专职评委结合项目历史分析判断是否存在操作风险,必要时提请评委会出具专项分析意见。

2)对于评审排名第一但报价明显高于其他投标人的,提示评委会对评分情况进行专项复核,并同时对较低价投标人进行复核。

3)对于报价普遍较高甚至贴近预算的,提示评委会对打分情况及报价构成的合理性进行复核。

6.对有效投标人不足三家的,如果采购中心特别情形审议会已有决策处置方案,向评标委员会告知对此类情形的处理意见或解决方案,由评标委员会在遵守国家招投标法律法规的前提下进行评审决策。

7.对招标代理起草的评审报告内容进行复核,确保内容的完整性,特别要关注是否包含对投标被否决、评委分歧意见表决等重要事项及事由的记录及陈述。

(三)评标结束后及时进行总结分析。每一项目评标结束后,各专职委员按要求对评标过程中出现的主要情况、问题及解决方案进行总结分析,相应提出工作建议。专职委员定期集中开展学习交流、经验介绍、问题反馈,并及时将有关问题及工作建议进行总结归纳,为完善相关工作提供决策参考。

四、专职委员在评标过程中发挥的作用分析

采购中心试行评标专职委员的工作机制已运行半年,较好保障了评标业务顺利开展,通过提升评标工作标准化、规范化,有效促进了评标工作质量和工作效率。

一是评标工作的标准化程度明显提高。特别是对招标文件及评标标准的理解与执行,首先在专职委员之间达成认识一致,从而在评标现场对于外部评委理解上的偏差达到解释一致,在一定程度上降低了因评标现场各类不确定不合理的理解认识偏差方面的因素对评标结果的不良影响,遏制了打分随意性,降低了个别专家对整个评标现场的影响,降低了废标比率。

二是对重要风险点起到了防范作用。专职委员以评委身份及时主动对评标过程中出现程序不合规不合理、评委不作为不担当的情形进行提醒、提示与制止,对评标现场工作程序及工作秩序起到了较好的规范作用。对重大敏感风险事项提醒评委会予以关注,增强了评委会的整体风险意识,一定程度上提高了评标现场防范风险及处置风险的能力。

三是较好促进了招标文件及评法标准的规范完善。通过评标过程中感受并听取评委意见,对于招标文件确实存在易产生歧义的甚至是不合理的表述,以及因设置不必要的*号条款导致难以评审、投标无效或者重复招标的,评标结束后及时反馈问题,促使完善今后各类招标文件,避免同类问题产生,为今后评标工作的顺利开展创造更好条件。这种“从实践中来,到实践中去”的做法,有效促进了整体采购工作的良性循环与提高。


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