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“大外包”业务模式下的招标采购 评审现场管理实践

发布时间:2018-01-17 16:32:31


(采购执行处)

在招标采购实施全生命周期中,评审现场是贯彻“公开、公平、公正”理念的直接载体。评审现场管理质量直接关乎评审结果,是确保依法开展招标工作的重中之重。经过多年实践,国家开发银行逐渐形成了一套适应自身业务特点的评审现场管理方法和手段。

一、业务背景和特点

国家开发银行因信息科技队伍人员数量不足,信息化建设主要实行“大外包”管理策略,借助各类供应商的力量完成信息系统开发、维护和IT基础设施构建等。这有别于同业主要依靠自身力量完成信息化建设的模式,也直接决定了我行集中采购工作将面临大量信息化建设项目采购。据统计,信息化建设采购项目约占集中采购项目总量的70%,并逐渐呈现以下特点:

(一)专业性强,评审难度高

信息化建设内容非常广泛,涉及软件、硬件、机房、集成、服务等各领域,专业技术性强,技术发展变化快,对评审人员水平要求高。特别是计算机技术服务类采购项目,因叠加了无形和难以量化等特点,项目评审需要更高的专业水平和综合能力。

(二)延续性强,市场竞争有限

信息化建设具有迭代建设、持续完善、更换供应商成本高和易影响生产安全等特点,延续建设的采购项目占多数。由于此类项目存在一定的技术壁垒、交接成本高等诸多原因,对新供应商吸引力不大,市场竞争有限,增加了流标和废标的几率。

(三)敏感性高,内外部影响大

在当今数字时代,信息化建设是银行业务发展的基石。因此,信息化项目采购质量会对银行业务开展产生深远影响,采购结果极具敏感性。此外,信息化建设项目采购金额动辄上百万、上千万元,甚至上亿元,供应商在巨大利益面前高度关注。如果采购过程稍有不慎,也更容易引起供应商投诉和质疑。

二、评审现场管理实践

国家开发银行集中采购的以上业务特点,决定了采购评审管理绝不仅仅是评审“现场”的管理,而是覆盖事前准备、事中管控和事后落地的全过程管理。

(一)预判评审形势,做好应对准备

俗话说,“台上一分钟,台下十年功”。评审现场的时间也是有限的,如要保证现场效果,就必须做好开场前的准备工作。

1.密切关注市场反响,加强采购信息推送。针对延续性采购项目较难引入市场竞争的现状,抱着开放的心态,建立了采购信息主动推送机制。在采购公告期间,动态关注市场反响情况。根据项目类别,在我行供应商库内搜索和匹配可能具有项目实施能力的潜在供应商,并以短信通知的方式向其推送采购项目信息,积极引入竞争,促进市场建设。

2.建立特别情形审议机制,提高采购评审效率。为规范因竞争不足出现特别情形的决策程序,建立了特别情形审议机制,设立了特别情形采购审议小组。审议小组遵循“依法合规、注重调研、尊重事实、兼顾效率、集体决策”的原则,对潜在投标人或有效投标人不足3家等特别情形,决策评审现场是否转换采购方式或采取其他措施等。这不仅提高了采购评审效率,而且有助于防范采购风险和杜绝隐形交易。

(二)依法合规评审,加强精细化管理

进入评审现场,也就进入了“考场”,须严格遵守法规要求和纪律,向精细化管理要效益。

1.全程纪实管理,客观公正记录。除对评审现场进行录像外,要求采购经理对采购过程进行书面记录,加强采购经理对采购过程管控的责任感,并为项目后评价和审计提供了一手材料。同时,为提高采购经理记录内容的全面性和记录效率,按照不同采购方式,将记录内容进行条目式、模板化管理,并将随着经验积累不断优化完善记录内容。

2.注重安排讲标,降低评审难度。针对信息化建设采购项目专业性强、评审难度高的特点,在评审过程中基本上都安排了讲标环节。由投标人在规定时间内陈述方案和接受评委提问,不仅降低了评审难度,有助于评审专家在有限的时间内高质量地完成评审,而且向新供应商提供了展现自我和公平竞争的机会,也让原供应商产生危机意识,促使其提供更好的服务。

3.制定标准依据,加强基础管理。一是针对业务影响大的采购项目,在对历史数据进行综合分析和统计的基础上,精准制定请购部门委派评审代表数量的规则,使关联职能部门拥有参加评审的权利,提高采购评审结果的信服度。二是内外部专家混搭。通过吸收评审现场表现较好的外部专家,逐渐形成行内专家库。行内与行外专家库搭配使用,每次评审按规定比例分别抽取一定数量的专家。这既确保了评审质量,又有助于发现更多的优秀专家。

(三)维护各方合法权益,实现采购成果落地

评审现场的结束不是评审管理的终点。只有依法实现评审结果的确定和落地,才是为评审管理划上了一个圆满的句号。

1.严格定标程序,防范隐形交易。评审结果实行“一事一报、分级审批”的机制,除排名第一的候选供应商主动退出等特殊情形外,应选择排名第一的供应商为中选人,并须确定备选供应商,把定标权利关进制度的“笼子”,防范隐形交易,提高定标效率,保障供应商的合法权益。

2.开展合同审议,规范合同签订。合同是实现采购成果落地的最终载体。为确保合同与采购文件以及响应文件的一致性,防范操作风险,以维护各方权益为出发点,建立了集中采购合同谈判方案专业审议机制,主要审议确定合同谈判工作方案和明确组织合同现场谈判的必要性,这是确保合同依法签订和履约的重要保障。

三、结语

“大外包”业务模式下的招标采购评审现场管理实践,凝聚了开行采购工作多年来积累的智慧和经验,凝聚了开行采购人践行依法采购、规范采购、流程化采购的信心和力量。未来,我们将不断探索采购评审的新思路、新方法和新手段,为构建规范有序、公平竞争、监督到位的招标采购评审环境而不懈努力。

 

 


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